Старший администратор

Всё из памятки администратора ресепшена, плюс то, что может только старший администратор.

#Касса и чеки

• Закрыть смену — «Касса» → «Закрыть смену»: пересчитайте наличные и введите «Фактически в кассе». Подробно — Касса.
• Закрыть смену с непробитыми чеками. Если Webkassa ответила до конца смены, чеки пробьются сами. Если она недоступна дольше смены: «Касса» → «Непробитые чеки» → у каждой оплаты «Оставить без чека», причина «Webkassa долго недоступна», в комментарии — с какого времени сбой. После этого «Закрыть смену».
• Внести или изъять наличные — «Касса» → «Внести» / «Изъять», с основанием.
• Возврат денег гостю — в счёте брони «Оформить возврат». Подробно — Счёт и оплата.

#Брони

• «Отменить бронь» — с причиной. Брони из каналов продаж (Booking.com и другие) отменяются в самом канале, отмена придёт сама.
• «Отметить незаезд» — с дня заезда, если гость не приехал. Незаехавшие брони ночной аудит отмечает и сам.
• Выселение с долгом — «Выселить» → «Выселить с долгом», причина обязательна.

#Ночной аудит

Запускается сам в 03:00: начисляет проживание, отмечает незаезды, закрывает кассовые смены, отправляет Z-отчёт в Webkassa и меняет операционный день. Утром проверьте «Ресепшен» → «Ночной аудит»: последний запуск без ошибок. Если аудит не прошёл — там же «Запустить снова» или «Закрыть операционный день», и сообщите системному администратору. Подробно — Ночной аудит.

#Каналы продаж

• «Отчёты» → «Расхождения с каналами» → «Проверить сейчас»: брони и наличие, которые разошлись с channel manager. Брони нет в отеле — «Загрузить из канала»; наличие не совпадает — «Отправить наличие». Подробно — Расхождения с каналами.
• Баннер «Нет связи с каналом продаж»: если в категории осталось 3 номера или меньше — закройте продажи на ближайшие даты в кабинете channel manager, чтобы не было овербукинга.

#Телефон

Внизу «Сводка», «Заявки», «Персонал», «Паспорт», «Профиль».

• «Сводка» — номера по статусам, срочные заявки, кто на смене, сколько отметок ждут одобрения.
• «Заявки» — заявки техслужбы. Новая без исполнителя — «Назначить», сменить техника — «Переназначить». Выполненную проверьте: «Принять работу» или «Вернуть в работу» («Что не так», «Комментарий для техника»).
• Подпись техника. Критичную заявку техник закрывает только с подписью старшего администратора: на телефоне техника после «Выполнено» откроется «Подпись». Выберите себя в «Подписывает», распишитесь пальцем и нажмите «Подписать и закрыть заявку». Подробно — Подпись критичной заявки.
• «Персонал» → «На смене» — кто пришёл, кто не отметился. «Одобрения» — отметки вне зоны отеля: «Одобрить» или «Отклонить» с причиной.
• «Паспорт» — скан паспорта для заселения, как у администратора стойки.

#Отчёты

«Отчёты» → «Отчёт за сутки» (после ночного аудита), «Кассовые смены», «Для госорганов» (eQonaq и непробитые чеки). Подробно — Отчёты.